누구에게, 무엇을, 어떻게 전달할 것인가? - 핵심만 전달하는 3단계 요약의 기술

요약은 정보수집 -> 정보 정리 -> 정보 전달의 단계를 거친다. 

요약이 잘 됐는지는 이 중 마지막 단계에서 드러난다.

요약을 잘하는 사람은 어떤 상황에서도 상대방에게 말하려는 바를 잘 전달할 수 있고, 

그 덕분에 자신의 목적을 달성할 수 있다.

그래서 간혹 전달을 잘하고 싶은 마음에 정보 전달 단계에만 집중하는 경우가 있는데,

이는 근본적인 해결책이 아니다. 왜냐하면 전달은 요약하는 과정의 일부에 불과하기 때문이다.

 

1단계 : 양질의 정보 모으기

첫 번째 단계는 정보 수집이다. 말에서 얻는 정보는 다양하다.

요약과 요리는 서로 닮은 구석이 있다. 식재료가 없으면 요리를 할 수 없는 것처럼,

뭔가를 글로 쓰거나 말하고 싶어도 정보가 없으면 할 수 없다.

그렇다고 머릿속에 있는 정보와 생각을 전부 중요한 것으로 취급하면 뇌에 과부하가 걸릴 것이다.

그래서 되는 대로 많은 정보를 쌓는 것은 오히려 독이다.

요약을 잘하는 사람은 정보 수집 단계부터 효율적으로 정리한다.

필요한 정보와 불필요한 정보를 노련하게 파악하고 머릿속에 남길 정보를 능숙하게 골라내는 것이다.

 

2단계 : 정보를 그룹으로 나누기

두 번째 단계는 정보 정리다. 정보 수집을 끝내면 다양한 정보가 당신의 머릿속에 자리를 잡는다.

이때부터 요약을 잘하는 사람과 그렇지 않은 사람의 차이가 여실히 드러난다.

요약을 못하는 사람은 불필요한 물건을 버리지 않는 사람에 비유할 수 있다. 이들에게는 정리정돈 개념이 없다.

당연하게도 바닥, 책상, 책장은 점점 물건으로 넘쳐나고 엉망진창이 된다.

방이 어지러우면 물건 하나를 찾을 때도 수고가 필요하다. 시간과 에너지만 뺏기고 못찾는 경우도 적지 않다.

반면 요약을 잘하는 사람의 뇌는 잘 정리된 방과 같다. 물건을 바닥이나 책상에 아무렇게나 두지 않는다.

각 정보의 필요성을 잘 판단한 후에 불필요한 것은 쓰레기통에 버리고 필요한 것은 그룹으로 나누어 정리한다.

이에 우선순위도 매긴다.

상대방에게 전달할 확률이 높은 정보는 문과 가까운 곳에 두고, 낮은 정보는 방 안쪽에 둔다.

이렇게 우선순위를 매기면 필요에 따라 효율적으로 정보를 꺼내 쓸 수 있다.

 

정보 정리 단계에서는 다음 세 가지가 요구된다.

1. 필요한 정보와 불필요한 정보를 파악한다.

2. 정보를 그룹으로 나눈다.

3. 정보에 우선순위를 매긴다.

 

필요한 것과 필요 없는 것을 파악한 후 정보를 그룹으로 나누고 나아가 정보에 우선순위를 매기는 것.

이것이 정보 정리 단계에서 해야 할 일이다.

 

3단계 : 상대방에게 간결하게 전달하기

세 번째 단계는 정보 전달이다. 지금까지 저장한 정보를 흐름으로 변환하는 단계이다 요약하기의 클라이막스다.

아무리 훌륭한 정보라도 쌓아두기만 하면 아무런 가치가 없다.

말하기나 쓰기의 형태로 바깥에 흘려보내고 누군가에게 도움이 됐을 때 비로소 가치가 생긴다.

정보 전달 단게에서 가장 중요한 것은 간결하게 전달하는 것이다.

그러기 위해서 가장 이상적으로는 정보의 90%를 버려야 한다.

전달은 무엇을 전달할지 만큼이나 무엇을 전달하지 않을지 정하는 것도 중요하다.

정보 전달을 못하는 사람은 하나부터 열까지 다 말하거나 순서를 생각하지 않고 횡설수설한다.

그 결과 상대방에게 부담을 준다.

 

일을 하다 보면 보고나 회의, 미팅 등 불과 수십 초에서 몇 분 만에 정보를 전달해야 할 순간이 있다.

주어진 시간이 많든 적든 그때마다 불필요한 90%의 말을 버리고

핵심만 전달할 수 있는 사람이 요약을 잘하는 사람이다.