누구에게, 무엇을, 어떻게 전달할 것인가? - 요약할 양을 확인하라

요약의 최종 목표는 잘 전달하기 이다.

그러려면 어떤 형태로 전달할지를 생각해야 하는데, 비즈니스 현장에서 가장 자주 사용되는 전달형태는

말하기 이다. 말을 할 때는 꼭 자신에게 주어진 시간을 고려해야 한다.

 

회의에서 나에게 주어진 발언 시간은 몇 분인가?

거래처와의교섭 시간은 몇 분인가?

상사에게 보고하는 시간은 몇 분인가?

 

자신에게 주어진 시간에 따라 요약의 양을 조정해야 한다.

1분 정도의 시간밖에 주어지지 않았다면 죽어도 꼭 말해야 하는 것에 더욱 집중할 필요가 있다.

한편, 주어진 시간이 5분, 10분 등 비교적 긴 경우에는 죽어도 꼭 말해야 하는 것을 전달한 후

우선순위가 높은 순서대로 정보를 전달해 나간다.

 

자신에게 주어진 시간을 모르면 도중에 이야기가 끊기거나 흐지부지하게 끝나는 경우도 있다.

반대로 주어진 시간을 다 쓰지 않고 남기는 것 역시 비즈니스에서 똑똑한 대처는 아니다.

시간은 곧 돈이다. 시간을 헛되이 쓰는 것이 곧 기회 손실이라는 점을 명심해야 한다.

자신에게 주어진 시간이 확실하지 않다면 상대방에게 얻을 수 있는 시간을 확인하자.

 

글쓰기도 마찬가지이다.

써야 할 글이 A4용지 몇 매 분량인지, 글자 수 400자 이내인지 등의 기준을 미리 확인해주자.

물론 분량이 정해져 있지 않다고 해서 이메일이나 문자를 보낼 때 하고 싶은 말을 전부 나열하는 것은 매너에 어긋난다.

특히 비즈니스 메일은 필요한 정보를 제공하면서 간결하게 주고받는 것이 중요하기 때문이다.

그럼에도 불구하고 길이가 길어졌다면 미리 양해를 구한 후 별도로 작성한 문서를 첨부하는 등의 궁리가 필요하다.